Разговор с коллегой, который не выполняет свою часть работы, — это одна из самых сложных, но необходимых ситуаций в любой команде. Такая беседа требует деликатности, уверенности и ясности, чтобы избежать конфликта и достичь конструктивного результата. Важно подойти к проблеме с пониманием и готовностью выслушать точку зрения коллеги, а также предложить решения, которые помогут восстановить баланс в работе. В этой статье мы рассмотрим, как провести такой разговор эффективно и с уважением.
Как говорить, не обвиняя
Когда вы сталкиваетесь с коллегой, который не выполняет свою часть работы, важно избегать обвинений, чтобы не спровоцировать защитную реакцию и не ухудшить ситуацию. Вместо того чтобы начать разговор с фразы вроде «Ты всегда не выполняешь свои задачи», попробуйте использовать нейтральные фразы, фокусируясь на фактах, а не на личных качествах человека. Например, можно начать с: «Я заметил, что проект задерживается, потому что некоторые задачи не были завершены вовремя. Можем ли мы обсудить, что могло повлиять на это?»
Ключевым моментом в таком разговоре является использование «я»-сообщений. Это помогает снизить вероятность того, что собеседник воспримет разговор как нападение. Например, вместо того чтобы сказать «Ты не можешь вовремя сдать работу», скажите: «Мне становится сложно управлять проектом, когда сроки срываются, и я чувствую, что мы могли бы улучшить процесс». Это позволяет сообщить о проблеме, не заставляя коллегу чувствовать себя виноватым.
Важно проявить внимание и понимание, поскольку в большинстве случаев проблемы с выполнением работы могут быть вызваны внешними факторами, с которыми человек столкнулся. Вопросы типа «Какие трудности ты испытываешь?» или «Что мешает тебе выполнить задачи?» помогают не только узнать причины проблемы, но и создают атмосферу сотрудничества. Таким образом, вы не обвиняете коллегу, а стараетесь найти пути для совместного решения проблемы.
Заключительный этап разговора — это обсуждение возможных решений. Вместо того чтобы просто требовать выполнения работы, предложите варианты, которые помогут улучшить ситуацию. Можно предложить помощь, изменить распределение задач или внести коррективы в сроки. Так вы показываете, что готовы работать над решением проблемы, а не только указывать на ошибки.
Умение перевести эмоции в предложения
Когда эмоции начинают брать верх, важно уметь перевести их в конструктивные предложения, чтобы сохранить профессионализм и эффективно решить проблему. Например, если вы чувствуете разочарование из-за невыполненной работы, вместо того чтобы выразить это в агрессивной форме («Это просто невыносимо! Ты никогда не выполняешь свои обязательства!»), лучше сказать: «Я чувствую разочарование, потому что задача не была выполнена вовремя, и это влияет на весь проект». Такой подход позволяет вам выразить свои чувства без нападок, открывая пространство для решения проблемы.
Перевод эмоций в предложения также включает в себя осознание того, как ваши слова могут восприниматься. Если вы чувствуете злость, постарайтесь сформулировать свои мысли так, чтобы они не звучали как обвинение, а как запрос на решение. Вместо фразы «Ты опять всё откладываешь» лучше сказать: «Я заметил, что задачи задерживаются. Что, по твоему мнению, могло повлиять на сроки? Как мы можем помочь друг другу, чтобы этого не повторялось?»
Перевод эмоций в конструктивное русло также помогает вам избежать ненужных конфликтов и недопонимания. Это особенно важно в рабочих ситуациях, где открытая агрессия или эмоциональные выплески могут разрушить атмосферу сотрудничества. Используя эмоции как индикаторы того, что нужно изменить, а не как повод для обвинений, вы не только улучшаете коммуникацию, но и строите более крепкие и продуктивные отношения с коллегами.
Пример: внутрикомандная обратная связь в Amazon
Amazon известен своей уникальной корпоративной культурой, которая активно поощряет прямую и конструктивную обратную связь. Внутрикомандная обратная связь в компании фокусируется на улучшении рабочих процессов и повышении эффективности, а не на личных обвинениях. Примером такого подхода может служить практика «два раза в год», когда сотрудники дают друг другу обратную связь по выполнению задач, а также по личным и профессиональным качествам. Это позволяет не только улучшить рабочие процессы, но и развивать навыки общения, перевода эмоций в продуктивные предложения.
Важной составляющей этой практики является принцип «я-я-я» — конструктивное выражение чувств и переживаний через личные сообщения, где акцент делается не на действиях другого человека, а на собственных ощущениях и чувствах. Например, вместо фразы «Ты всегда задерживаешь сроки, и это приводит к проблемам в проекте», в Amazon предпочитают говорить: «Когда сроки не соблюдаются, я чувствую напряжение, так как это влияет на другие задачи». Это помогает снизить уровень эмоционального напряжения и позволяет собеседнику воспринимать критику как возможность для личного роста, а не как личное нападение.
Еще одной важной частью внутрикомандной обратной связи в Amazon является акцент на постоянное улучшение и сотрудничество, а не на индивидуальные неудачи. Команда обсуждает конкретные моменты и проблемы, но всегда с фокусом на будущем и том, как можно изменить процесс, чтобы избежать подобных ситуаций. Важно не только высказывать недовольство, но и предлагать решение, что помогает не только повысить командный дух, но и сделать работу более слаженной и продуктивной.
Этот процесс обратной связи в Amazon поддерживает атмосферу открытости и уважения, что способствует улучшению внутренних коммуникаций и повышению общей эффективности. Умение выражать свои эмоции и замечания в конструктивной форме позволяет сотрудникам чувствовать себя более уверенно и мотивированно, а также помогает не только решать текущие проблемы, но и предотвращать их в будущем.
Умение выступать с критикой без агрессии
Критика является неотъемлемой частью профессионального общения, но важно уметь донести свои замечания так, чтобы они не воспринимались как нападение. Один из способов избежать агрессии при критике — это использование техники «критика-позитив». Начните с того, чтобы выделить положительные моменты, даже если они небольшие, а затем плавно переходите к конструктивным замечаниям. Например, вместо того чтобы сказать «Твоя работа просто некачественная», скажите: «Мне нравится, как ты подходишь к деталям, но есть несколько моментов, которые можно улучшить, чтобы повысить общий результат».
Также важно помнить о нейтральности в языке. Избегайте фраз, которые могут звучать как личные обвинения, такие как «Ты всегда делаешь всё неправильно». Лучше сказать: «Я заметил, что в последнем проекте были сложности с определёнными задачами. Давайте разберемся, как мы можем улучшить этот процесс в будущем». Это помогает уменьшить вероятность того, что собеседник воспримет критику как личное оскорбление.
Ключевым аспектом эффективной критики является готовность предложить решения. Вместо того чтобы просто указывать на проблему, важно направить разговор на пути ее решения. Например, можно предложить конкретные шаги для улучшения работы или предложить помощь в решении возникших трудностей. Такой подход не только снижает напряжение в разговоре, но и показывает, что критика направлена на улучшение ситуации, а не на унижение коллеги.